Manusa Case Study
Manusa
Manusa is gesticht in 1966 en is een leider in design, productie, installatie en onderhoud van automatische deursystemen.
Door het gebruik van gespecialiseerde technologie, voorziet het bedrijf vanuit Spanje, Portugal en Brazilië hun bouwers, ontwikkelaars, architecten en consumenten van haar producten, voor een groot aantal locaties, inclusief vliegvelden, publiek transport, hotels, restaurants en winkelcentra, evenals privéwoningen.
Zakelijke situatie
Manusa wilde de klantenservice stroomlijnen en verbeteren. Ze begonnen met het kijken naar een software oplossing met een mobiele component dat de technici in staat kon stellen efficiënter te werken en aan te sluiten op hun Microsoft Dynamics NAV ERP oplossing om voor een vloeiende werking tussen de backoffice en de buitendienst te zorgen en de administratieve taken in de backoffice te verminderen.
Manusa’s succes komt van een combinatie van kwalitatief hoogwaardige producten en uitstekende klantenservice. Er bevinden zich bijna 50 technici constant in de buitendienst, welke systemen voor het bedrijf installeren en onderhouden voor de meer dan 12.500 klanten. Het is daarom uiterst belangrijk voor hen om toegang tot de systemen te hebben welke hun helpen om in hun mobiele omgeving zo efficiënt mogelijk te kunnen werken.
De sleutel was het vinden van een oplossing welke hun processen gelinkt aan de planning, het roosteren en het uitvoeren van opdrachten kon ondersteunen – vanaf het moment dat een telefoontje is ontvangen door het callcenter tot de definitieve afmelding en facturatie.
Volgens de manier waarop wij werken, geloven we dat klantenservice uiterst belangrijk is,
De juiste oplossing is een vereiste, om technici zo efficiënt mogelijk te maken in de buitendienst om ze zoveel mogelijk taken te kunnen laten uitvoeren via hun mobiele apparaat. Dit gold ook voor het ontvangen, beheren en sluiten van werkbonnen, evenals de klant te laten aftekenen en de afgesloten werkbon direct naar het NAV-systeem te sturen, zonder het generen van papieren werkbonnen. Idealiter zou de oplossing de technici ook instaat stellen om nieuwe verzoeken voor service te kunnen generen en facturen in het veld te kunnen opstellen als de opdracht door de klant ter plekke betaald zou worden.
Manusa was ook bezorgd de juiste partner te vinden om hen met de nieuwe oplossing te helpen – een partner welke naadloos kon met hun Dynamics NAV partner kon samenwerken, en de juiste NAV-kennis bevatte om een naadloos geïntegreerde oplossing te garanderen.
Naast het voldoen aan de eisen, was de belangrijkste werkomgeving gebaseerd op de planning, wat een cruciaal onderdeel is van het functioneren van het gehele systeem, ExpandIT was de enige aanbieder welke prioriteit gaf aan de planning. All andere software op de markt dachten meer aan de software engineer,
Het was uiterst belangrijk om een partner te hebben die uitstekende support leverde om ervoor te zorgen dat het klantenservice niveau niet werd aangetast.
De oplossing
Manusa’s Dynamincs NAV had ExpandIT Mobile Service aanbevolen.
Nadat ze meer over ExpandIT te weten zijn gekomen en een online productdemo gezien hadden, hadden Jordi en zijn team alle vertrouwen in dat dit de juiste oplossing was. De ExpandIT Mobile Service oplossingen, inclusief het planbord en de kaart, stelde de planners in staat om opdrachten afkomstig uit hun Dynamics NAV-systeem te plannen en door te sturen naar de juiste buitendiensttechnici.
Door planners van real-time benodigde informatie te voorzien, hielpen de oplossingen van ExpandIT hen met het nemen van de juiste beslissingen als het aankwam op het toedelen van een opdracht aan de juiste technici, gebaseerd op vaardigheden en geografische locatie.
Met ExpandIT, kunnen technici het NAV-systeem van de organisatie in real-time benaderen door middel van een mobiel apparaat om werkbonnen, verkopen en andere transacties te beheren.
Zelfs als er geen verbinding beschikbaar is kunnen ze nog steeds kritische informatie raadplegen. Technici kunnen ook in real-time werkbonnen buiten de deur creëren, om planners op de hoogte te houden en voor accurate facturatie te zorgen. De open applicatiecode maakte ExpandIT Mobile Service enorm flexibel, wat ervoor zorgde dat de bedrijven konden groeien en concurrerend konden blijven. Toen de beslissing eenmaal genomen was om vooruit te gaan, begon de implementatie en het systeem ging slechts één maand later live.
Voordelen
Alle technici van Manusa gebruiken nu ExpandIT Mobile Service op hun mobiele apparaten, ze konden meteen het resultaat zien.
Over het algemeen zijn gezien zijn de resultaten voldoende geweest om onze eisen volledig met de resultaten af te stemmen. Nu we hebben gezien waar ExpandIT toe in staat is, willen het volledige potentieel eruit halen,
De belangrijkste resultaten:
- Technici hebben via hun mobiele apparaat real-time toegang tot het NAV-systeem van het bedrijf om werkbonnen, verkopen en andere transacties te beheren.
- Elimineren van papierwerk, overlappende en handmatige processen.
- Significante vermindering van de responstijden.
- Papieren service aanvragen zijn afgenomen van 100% naar 10%.
- Aantal services per dag zijn toegenomen van 50 naar 68.
Deze verbeteringen hebben zich laten vertalen in een betere klantenservice en klanttevredenheid, terwijl het bedrijf voldoende bespaard door de gereduceerde administratiekosten. Om de communicatie met de klant verder te optimaliseren, heeft Manusa teven ExpandIT MailIT Utility geïmplementeerd, wat ook met NAV integreert. Het bedrijf gebruikt deze utility om correspondentie inclusief grotere volumes van nieuwsbrieven en digitaal ondertekende rekeningen te versturen. Gedetailleerde informatie over afgesloten werkbonnen wordt binnen 10 seconden automatisch naar de klant gestuurd.
Nu Manusa soepel met ExpandIT oplossingen werkt, zegt Jordi dat de volgende stap het doorgang met implementeren van manieren om processen verder te stroomlijnen en automatiseren is, zoals automatische facturatie, met varianten werken en sjablonen gebruiken voor de meest gebruikte producten.
