Color Compass Corporation Case Study
Color Compass Corporation
Color Compass Corporation is een leverancier van verf en aanverwante benodigdheden voor de schadeherstelbranche, ketens en distributiecentra in Canada. Het bedrijf is significant gegroeid door acquisitie en opereert nu vanuit zes bedrijven met 30 locaties en meer den 200 medewerkers.
Zakelijke situatie
Color Compass staat bekend om haar hoge niveau van klantenservice, waar de verkoopvertegenwoordigers zeer nauwe werkrelaties onderhouden. Als vertrouwede bronnen hebben ze diepgaande kennis van de behoeften van de klant, inclusief hun product en voorraad eisen. Veel van de verkopers van het bedrijf bezoeken hun klanten wekelijks om hun inventaris te evalueren en aanvullingsregelingen te plaatsen. Deze manier van zakendoen bleek door de jaren heen steeds succesvoller voor Color Compass, maar bracht ook uitdagingen met zich mee.
Historisch gezien registreerden verkopers in de buitendienst verkooporders op papier en belden vervolgens een interne orderdesk om de bestelling telefonisch door te geven. De binnendienstmedewerker aan de orderbalie noteerde de bestelling op een tweede papiertje en voerde die vervolgens in Microsoft Dynamics NAV in, het ERP-systeem van het bedrijf. Gedurende het hele proces werden dezelfde gegevens drie keer ingevoerd. Dit proces was tijdrovend en vatbaar voor fouten, fouten welke konden leiden tot meer verloren tijd, verloren verkopen en ontevreden of verloren klanten.
Om hun bedrijf te verbeteren, besloot Color Compass de automatisering van het verkooporderproces te verbeteren door een oplossing te implementeren voor gebruik in de buitendienst.Ze waren op zoek naar een oplossing die was:
- Geoptimaliseerd voor snelle en betrouwbare prestaties op laptops
- Gebouwd op een soortgelijke filosofie als Microsoft Dynamics NAV
- Strak en eenvoudig in de backend en eenvoudig aan te passen aan de manier waarop Color Compass zaken doet
- Eenvoudig aan te passen om aan bedrijfsstandaarden te voldoen om bruikbaarheid te verzekeren
- Eenvoudig te integreren met de door Color Compass ontwikkelde gebruikersinterface
Oplossing
Het doel van het Sales Force Automation (SFA) project was het verbeteren van het klantenservice niveau, om efficiënter gebruik van de resources te maken en de nauwkeurigheid te verbeteren binnen een kortere cyclus.
Carmen Stanciulescu, Systeem Architect voor Color Compass, werkte in het verleden voor een Microsoft Dynamics NAV partner. Vertrouwd met NAV en complementaire ISV-producten, leidde zij een initiatief om een SFA-oplossing voor de buitendienst te vinden. Carmen en Senior IT Specialist Jim Balch evalueerden meerdere benaderingen en producten. Ze ontdekten dat ze allemaal ofwel niet voldeden aan een of meer van de criteria. De uitzondering was ExpandIT Mobile Sales. Na de mogelijkheden te hebben bekeken, nam het bedrijf de beslissing om de oplossing te implementeren en te integreren met hun buitendienst gebruikersinterface.
We vonden ExpandIT de juiste oplossing omdat het ons een zeer eenvoudige en betrouwbare middleware-oplossing bood. Het was eenvoudig in te richten, maar toch flexibel genoeg om aan alle vereiste functionaliteiten te voldoen. Het hielp ons handmatige processen te elimineren en tegelijkertijd het serviceniveau en de nauwkeurigheid van informatie aan de klant te verbeteren
ExpandIT was:
- Geoptimaliseerd voor snelle, betrouwbare prestaties op laptops
- Betrouwbaar en snel met de communicatiemogelijkheden voor het communiceren van informatie tussen laptops en het NAV-systeem op het hoofdkantoor. Deze eis was vooral belangrijk voor de snelle verwerking van orders direct nadat ze door de vertegenwoordigers in de buitendienst waren ingevoerd, maar ook zodat de vertegenwoordigers up-to-date informatie konden raadplegen, zoals de verkoophistoriek om een verkooptrend en passende bestelpunten te kunnen bepalen.
- Zowel on-als offline beschikbaar, zodat gebruikers zelfs zonder WIFI of klant locaties zonder ontvangst orders konden invoeren, en vervolgens in batches konden synchroniseren zodra er weer verbinding was.
- In staat om het ERP-systeem online te doorzoeken op beschikbaarheid van hoeveelheden en prijzen van klanten om ervoor te zorgen dat het over de meest actuele tijdgevoelige gegevens beschikte.
- Geprijsd binnen het budget.
We hadden een oplossing nodig waarmee ons verkoopteam overal en altijd bestellingen kon aannemen en ze in NAV konden krijgen, zodat we de levering konden versnellen.
ExpandIT leverde verschillende services inclusief technische ondersteuning, installatie en configuratie, onderhoud, applicatie ondersteuning en online support, hotline en mobiliteitsprosessen.
Voordelen
Het bedrijf gebruikt de oplossing al een aantal jaren met succes. Verkopers kunnen de inventaris van klanten bekijken terwijl ze op locatie zijn, de bestelgeschiedenis van de klant, statistieken, aanbevolen bestellingen (via sjablonen) bekijken of een nieuwe verkooporder in real-time maken met behulp van een mobiel-apparaat. Bestellingen worden onmiddellijk doorgestuurd naar het NAV-orderbeheersysteem van het bedrijf, van waaruit magazijn-pick-tickets worden gegenereerd. Het hele order-to-pick-ticketproces duurt nu ongeveer vijf minuten - en gegevens hoeven slechts één keer te worden ingevoerd, waardoor er minder fouten worden gemaakt en er minder tijd wordt besteed aan het verwerken van elke bestelling.
De verminderde hoeveelheid tijd die nodig is voor het plaatsen van bestellingen heeft ook de efficiëntie van de verkoopmedewerkers vergroot, waardoor er meer tijd vrijkomt voor nieuwe verkoopkansen. Wat nog belangrijker is, de oplossing heeft bijgedragen aan de algemene strategie van het bedrijf om de klanttevredenheid te vergroten en een uitmuntende klantervaring te bieden. Sinds het bedrijf het systeem heeft geïmplementeerd, is de feedback van klanten zeer positief.
