Cloud-gebaseerd versus On-premises - 10 overwegingen

Net als elk bedrijf richten service- en installatieorganisaties zich op het verbeteren van bedrijfsprestaties, productiviteit in het veld en klanttevredenheid. Field service management-software is essentieel om de beste klantenservice te bieden, toegang te krijgen tot klantgegevens en de verkoop te verhogen. Bedrijven die willen investeren in of overstappen op softwareplatforms staan voor een uitdagende beslissing - gebruik software in de cloud of on-premises.

Bij het praten over cloudgebaseerde Software as a Service (SaaS)-oplossingen is het gemakkelijk uit het oog te verliezen dat on-premises (on-prem) software nog steeds een essentiële rol speelt in veel organisaties. Het was vele jaren lang de enige beschikbare optie voor organisaties en kan nog steeds voldoen aan de behoeften van het bedrijf. Zoals het gezegde luidt: "If it ain't broke, then don't fix it" (Als het niet kapot is, repareer het dan niet.

Volgens Gartner blijft de cloud echter een van de snelstgroeiende segmenten van IT-uitgaven:

Tegen 2024 zal meer dan 45% van de IT-uitgaven aan systeeminfrastructuur, infrastructuursoftware, toepassingssoftware en business process outsourcing verschuiven van traditionele oplossingen naar de cloud.

Gartner: Cloud Shift Impacts All IT Markets - Smarter With Gartner

Waar moeten bedrijven rekening mee houden bij het beslissen of een on-premises- of cloudoplossing het beste past bij hun bedrijf? Aangezien beide typen vaak worden gebruikt in field service management, kan het moeilijk zijn om te bepalen welke de beste optie is.

Begrijp jouw implementatieopties bij het kiezen tussen Cloud of On-Premise voor Field Service Management Software

Laten we dieper ingaan op de betekenis van deze opties en hoe je kunt kiezen welke het beste bij jou past. Deze kennis is nuttig, of je nu jouw eerste oplossing voor field service management kiest of midden in een belangrijke beslissing staat over het overschakelen van softwareplatforms.

Cloud en SaaS kunnen als uitwisselbare termen worden gebruikt, maar er is een verschil, dus laten we beginnen met het definiëren van waar we het over hebben en wat de belangrijkste verschillen zijn.

Een op de cloud gebaseerde oplossing verwijst naar on-demand diensten, computernetwerken, opslag, toepassingen of middelen die via internet en via de gedeelde cloud computing-infrastructuur van een andere provider toegankelijk zijn. Bij een op de cloud gebaseerde oplossing worden sommige of alle van jouw IT-vereisten gehost door een platformaanbieder die voor alle noodzakelijke infrastructuur zorgt, inclusief beveiliging, serverstabiliteit, onderhoud, gegevensopslag, enzovoort.

Software-as-a-Service (SaaS) is een andere laag op een cloudplatform. SaaS is een software-licentiemodel waarbij toegang tot de software op abonnementsbasis wordt verleend, waarbij de software zich bevindt op externe servers in plaats van op servers intern.

SaaS-software wordt onderhouden en beheerd door een externe dienstverlener en is toegankelijk via internet. SaaS geeft bedrijven de flexibiliteit om te bereiken wat ze nodig hebben zonder de last van het betalen voor en onderhouden van een server ter plaatse.

Alle gegevens en configuraties in Cloud- of SaaS (Software as a Service)-oplossingen worden in de cloud bewaard en bevinden zich niet op de locatie van de klant.

On-Premise-oplossingen bevinden zich in de meeste gevallen fysiek op de locatie van een organisatie of op een door hen gekozen hostinglocatie. De gebruikte toepassing en alle ermee verbonden gegevens worden opgeslagen op een server of een privécloud op deze locatie. Dit stelt de organisatie in staat om volledige controle te hebben over hun eigen beveiliging en toegang tot gegevens en toepassingen.

On-Premise-implementaties vereisen een grotere initiële investering en hoewel ze geen incrementele kosten gedurende de gehele eigendomsduur vereisen, is regelmatig onderhoud en service van jouw IT-afdeling vereist.

Overwegingen voor serviceorganisaties die cloudgebaseerde field service software afwegen tegen on-premise field service software

Het kernverschil tussen de cloud en on-prem is waar de software en gegevens zijn opgeslagen en wie daarvoor verantwoordelijk is.

Cloud en SaaS	On-Premise
Databeveiliging: Gegevens zijn versleuteld (opgeslagen op een veilige locatie in de cloud), dit maakt het moeilijker om te hacken. Als een apparaat gecompromitteerd is, zijn gegevens eenvoudiger te herstellen.	Databeveiliging: Gegevens worden intern opgeslagen, evenals de kennis van het systeem. Organisaties hebben volledige eigendom van hun gegevens. Dit kan de voorkeur hebben voor organisaties met nalevingsvereisten, waar ze geen gegevens via internet willen 'schuiven' of internettoegang tot hun systemen, databases of applicaties willen beperken.
Software Updates: De software wordt automatisch bijgewerkt naar de nieuwste technologie met weinig of geen inspanning van de gebruiker. De leverancier verzorgt updates en productverbeteringen en brengt je op de hoogte van wijzigingen.	Software Updates: Regelmatige updates voor jouw systeem kunnen kostbaar zijn en het kan tijd en moeite kosten om ze te installeren. On-premise oplossingen hebben doorgaans een langzamer updatecyclus. De updates kunnen hardware- en softwarewijzigingen vereisen en zullen de betrokkenheid van de IT met zich meebrengen om ze uit te voeren.
Toegankelijkheid:Met de cloud kunnen werknemers op kantoor of op locatie op elk moment toegang krijgen tot gegevens zoals klantenhistorie en schema's. Directe gegevenssynchronisatie zorgt ervoor dat iedereen dezelfde informatie op hun computer of mobiele apparaat kan zien.	Toegankelijkheid: De toegang is over het algemeen beperkt tot het apparaat (of de apparaten) waarop de software oorspronkelijk is geïnstalleerd. Daarom moet de kantoorbeheerder wijzigingen en nieuwe informatie handmatig aan technici doorgeven.
Schaalbaarheid:Cloudservices zijn zeer schaalbaar. Organisaties kunnen eenvoudig meer gebruikersplaatsen of opslagruimte aanvragen en deze snel verkrijgen. Cloudservices vereisen doorgaans minder IT-betrokkenheid en minder interne technische vaardigheden voor implementatie, updates en wijzigingen.	Schaalbaarheid: On-premise-implementaties zijn afhankelijk van de organisatie en de beschikbare middelen (of partnermiddelen) voor implementatie en updates.
Internetconnectiviteit: Software heeft een betrouwbare internetverbinding nodig tussen apparaten om informatie te delen en te synchroniseren met de cloud. Veel oplossingen hebben echter offline modi voor het geval er geen internet beschikbaar is.	Internetconnectiviteit:De oplossing heeft mogelijk geen internet nodig om dagelijkse operaties uit te voeren, wat flexibiliteit biedt als er geen internetverbinding beschikbaar is.
IT Support: Het ondersteuningsteam van de cloud-software kan snel toegang krijgen tot de backend om eventuele fouten of problemen op te lossen die zich kunnen voordoen. Bovendien wordt de software regelmatig bijgewerkt. Dit stelt de IT-ondersteuning in staat om het probleem binnen het programma eenvoudig te vinden.	IT Support: Sommige on-premise ondersteuningsteams hebben mogelijk geen toegang tot de software via de backend, omdat deze niet via de cloud toegankelijk is. Als het ondersteuningsteam geen toegang heeft tot de software of als de software niet regelmatig wordt bijgewerkt, kan het langer duren om een probleem op te lossen.
Documentatie & Organisatie:Ga papierloos door documenten in de software in te voeren en ze veilig in de cloud op te slaan. Documenten zijn versleuteld en veilig opgeslagen in de cloud.	Documentatie & Organisatie: Sommige lokaal geïnstalleerde software kan mogelijk geen documenten van verschillende bestandstypen opslaan. Bovendien bieden oplossingen die organisaties in staat stellen documenten op te slaan mogelijk niet de mogelijkheid om ze op een veilige en versleutelde manier te back-uppen.
Servers & Hardware: Elimineert het gedoe van het onderhouden van de hardware-infrastructuur. Biedt verbeterde flexibiliteit, schaalbaarheid en beveiliging.	Servers & Hardware: Organisaties moeten hun eigen servers/hardware aanschaffen en zijn verantwoordelijk voor het onderhoud en de beveiliging. Ze hebben echter volledige controle over hun infrastructuur.
Kosten: Lagere aanvangskosten, aangezien cloudoplossingen meestal op abonnement zijn gebaseerd en een maandelijkse of jaarlijkse vergoeding voor gebruik omvatten. Extra opslag kan worden toegevoegd zonder hardware aan te schaffen. Betaal voor de gebruikte middelen, zonder de kosten voor onderhoud en bijhouden. De prijs past zich aan, afhankelijk van hoeveel er wordt verbruikt.	Kosten: Lagere lange termijn kosten. De eenmalige licentievergoeding en jaarlijkse onderhoudskosten voor on-premises-perpetual licensiemodellen zijn over het algemeen lager dan de cumulatieve terugkerende kosten van SaaS-software. Geen maandelijkse kosten; echter verantwoordelijk voor de lopende kosten van server hardware, stroomverbruik en ruimte.
Compliance: Organisaties die kiezen voor een cloud computing-model moeten hun gepaste zorgvuldigheid betrachten en ervoor zorgen dat hun derde partij voldoet aan alle verschillende wettelijke voorschriften. Het is ook belangrijk om rekening te houden met de locatie van datacenters en te controleren of er eisen zijn voor het opslaan van gegevens in een specifiek land.	Compliance: Het is de verantwoordelijkheid van de organisatie om ervoor te zorgen dat opgeslagen gegevens voldoen aan alle privacy- en compliance-regelgevingen.

Hoe de juiste beslissing te nemen voor jouw organisatie

Bij het beslissen of je voor de cloud of on-premises moet gaan, is het belangrijk om eerst jouw zakelijke behoeften te evalueren. Onthoud dat wat voor sommigen het beste is, mogelijk niet goed werkt voor jouw eigen bedrijf, dus het is van essentieel belang om veel onderzoek te doen voordat je beslist.

Overweeg de pijnpunten die je wilt aanpakken door een field service-oplossing toe te voegen. Zorg ervoor dat je een oplossing krijgt die niet alleen deze problemen oplost, maar ook de mogelijkheid heeft om mee te groeien met jouw bedrijfsvoering. Vermijd het aanschaffen van een systeem dat nu werkt, maar in de toekomst verouderd zal zijn. Om het volledige scala van hun softwarebehoeften te begrijpen, moeten Field Service-managers meer overwegen dan alleen de kosten. Met de groeiende vooruitgang in op cloud gebaseerde technologieën worden Software as a Service (SaaS)-implementaties gezien als een best practice voor organisaties die de meeste functionaliteit willen tegen de laagste Total Cost of Ownership (TCO). SaaS geeft bedrijven de flexibiliteit om te bereiken wat ze nodig hebben zonder de last van het betalen voor en onderhouden van een server ter plaatse.

We hopen dat dit artikel een nuttige bron is om de beslissing tussen een cloudoplossing, Software-as-a-Service (SaaS) en on-premises implementatie te vereenvoudigen.

Heb je moeite om de juiste oplossingen te vinden voor Field Service Management?

ExpandIT biedt oplossingen voor Field Service Management voor realtime toegang tot gegevens en mobiele technologie die het mogelijk maakt om de buitendienstservice en klanttevredenheid te verbeteren.

De oplossingen van ExpandIT zijn op de cloud gebaseerd en beschikbaar voor jouw gehele personeelsbestand, vanaf elke locatie, op elk moment en op elk apparaat. Of je nu op een tablet op het vliegveld, op kantoor of op een mobiele telefoon in het veld werkt, ExpandIT Essentials geeft je toegang tot cruciale planning, resourceplanning en servicewerkgeschiedenis, evenals job informatie.