Elektronisk rapportering hos Jydsk Planteservice a/s
Digital servicerapportering effektiviserer og sparer tid
Tiden er den vigtigste faktor
Jydsk Planteservice er Danmarks største leverandør af planter og krukker til erhvervslivet – og en af virksomhedens primære opgaver er servicering og pasning af planter på kontorer i hele Danmark. Alle 4.500 kunder får regelmæssigt besøg af en servicegartner, som under hvert besøg udfylder en servicerapport. Tidligere foregik det på papir, men nu bruger alle servicegartnere elektronisk rapportering via ExpandIT.
Før udfyldte vores servicegartnere en papirrapport med oplysninger, som efter udfyldelse skulle sendes ind til kontoret for derefter manuelt at skulle indtastes i ERP-systemet. Det var en tung proces–4.500 kunder giver mange stykker papir,
Så med ønsket om at forbedre og effektivisere processen gik virksomheden på jagt efter en digital løsning. Og den fandt vi hos ExpandIT.
Trægt papirarbejde
Jydsk Planteservice har afdelinger i Aarhus, Køge og Kolding, og papirrapporterne blev afleveret i de lokale afdelinger for til slut at ende på hovedkontoret i Kolding, hvor informationen blev tastet ind i ERP-systemet.
Vi havde længe talt om at få optimeret systemet, da tiden er den vigtigste faktor for os. Det kunne tage op til 14 dage, inden oplysningerne i en rapport var tastet ind i systemet. Og da vores kunder får et servicebesøg cirka hver tredje uge, betød det nogle gange, at tiden blev knap, og vi måtte træffe dyre ekstra foranstaltninger for at bestilte servicevarer kunne nå frem i tide,
Med det nye system er det nemt og hurtigt for servicegartnerne at registrere alle informationer. De indtaster oplysningerne på telefonen, og straks efter indtastning fordeles informationen til de rigtige områder i ERP-systemet.
Læs mere om hvorfor det kan betale sig med en strømlinet proces og integration ind i ERP-systemet i artikelen "Derfor skal softwareløsningerne integreres i ERP-systemet."
Mere tid og større kundetilfredshed
Jydsk Planteservice har fået tilrettet deres serviceløsning fra ExpandIT, så systemet er fuldstændig skræddersyet til virksomheden. Servicegartnerne kan se på deres telefon, hvad dagens opgaver er, de kan registrere tidsforbrug og planteudskiftninger og bestille nye servicevarer. Jydsk Planteservice får løbende udvidet deres løsning og er sammen med ExpandIT i gang med at implementere salgs- og leveringsordrer i systemet.
Nu kan servicegartnerne selv lave et salg, uden at der først skal en sælger ud. Servicegartnerne har adgang til vores plante- og krukkekatalog, så salget sker, lige når kunden er klar til det. Det er rigtig smart og går meget hurtigere,
Det har også givet større kundetilfredshed, fordi kunderne får nye varer hurtigere, og fordi de med det samme efter et servicebesøg får en elektronisk besøgsrapport i indbakken.
Et rigtig, rigtig godt samarbejde
Jydsk Planteservice har under hele forløbet været glade for og meget tilfredse med samarbejdet med ExpandIT.
Samarbejdet har fungeret rigtig, rigtig godt. Vi har oplevet stor imødekommenhed, og ExpandIT har været dygtige til at forstå vores forretning og omsætte den forståelse til løsningen,
