Digital forretningsudvikling hos Color Compass Corporation
Digital planlægning giver højt serviceniveau
Color Compass Corporation er en leverandør af lak og diverse relaterede artikler til mekanikere og forretninger i hele Canada. Virksomheden er vokset markant gennem opkøb og driver nu seks virksomheder med 30 lokationer og over 200 ansatte.
Servicevirksomhed med mange arbejdsgange
Color Compass har altid været kendt for sit høje kundeserviceniveau, hvor sælgerne opretholdte tætte relationer til deres samarbejdspartnere. Som ”betroede ressourcer” havde de indgående kendskab til deres kunders behov, herunder deres krav til produkt- og lagerbeholdning.
Mange af virksomhedens sælgere besøgte kunderne ugentligt for at tjekke lagerbeholdningen og genbestille varer. Denne måde at føre forretning på har gennem årene virket godt for Color Compass, selvom den også har givet udfordringer.
Historisk set noterede sælgerne i marken salgsordrerne på papir og ringede derefter til en intern salgskoordinator, som registrerede ordren på et papir for anden gang, for derefter at taste det ind i virksomhedens ERP-system, Microsoft Dynamics NAV. Gennem hele processen blev informationen altså nedskrevet tre gange. En både tidskrævende og fejlfølsom proces – fejl, der kunne resultere i mere tabt tid, tabt salg og utilfredse eller mistede kunder.
Slut med papirfejl og langsommelige processer
For at styrke forretningen besluttede Color Compass sig for at undersøge automatisering af salgsordreprocessen ved at implementere en digital løsning til brug i marken. De ledte efter en løsning, der var:
- Bygget ud fra de samme grundtanker som Microsoft Dynamics NAV.
- Ren og enkel under kølerhjelmen og let kunne skræddersys til Color Compass’ måde at føre forretning på.
- Nem at ændre, så den kunne leve op til virksomhedens standarder og ønsker om brugervenlighed.
- Nem at integrere til den brugerløsning, som Color Compass selv har udviklet.
- Optimeret til hurtig og god ydeevne på mobiler og tablets.
Løsning
Målet med projektet var at styrke kundeserviceniveauet, opnå bedre udnyttelse af ressourcerne og øge præcisionen, alt imens hastigheden for den samlede salgsproces kunne øges.
Carmen Stanciulescu, der er System Architect hos Color Compass, har tidligere arbejdet for en Microsoft Dynamics NAV-partner. Da hun var bekendt med NAV og komplementære ISV-produkter, stod hun i spidsen for at finde en passende løsning til at automatisere processen for sælgerne i marken.
Carmen og Senior IT Specialist, Jim Balch, undersøgte flere forskellige tilgange og produkter. Med undtagelse af ExpandIT, kunne ingen af de løsninger, de fandt frem til, opfylde alle deres kriterier. Efter at have gennemgået de mange muligheder med ExpandIT, besluttede Color Compass at implementere løsningen og integrere den til deres egen brugerløsning.
Vi kunne godt lide ExpandIT, fordi det gav os en meget simpel og pålidelig middleware løsning, der forbandt de forskellige it-systemer i virksomheden. Det var nemt at sætte op, men alligevel også fleksibelt nok til at kunne rumme alle de funktioner, vi havde brug for. Det hjalp os med at eliminere de manuelle processer og samtidig forbedre serviceniveauet og nøjagtigheden i informationerne til vores kunder.
Deres argumenter for at ExpandIT var den bedste digitale løsning til forretningen:
- Optimeret til hurtig og god ydeevne på mobiler og tablets.
- Pålidelig og hurtig kommunikation på tværs af mobile enheder og NAV på virksomhedens kontor. Et særligt vigtigt krav, for at ordrer hurtigt kunne behandles.
- Adgang for sælgerne fra marken til aktuelle oplysninger om bl.a. salgshistorik til at salgstendenser ift. genbestilling af varer.
- Brugbar både online og offline, så brugerne kunne lægge en ordre, selvom der ikke var Wi-Fi eller mobildækning.
- Mulighed for at tjekke opdaterede data om varebeholdning og kundepriser i ERP-systemet.
- Prissat passende i forhold til virksomhedens budget.
Vi havde brug for en løsning, der ville gøre det muligt for vores salgsteam at tage imod ordrer, hvor som helst og når som helst, og få dem direkte ind i NAV – så vi kunne fremskynde leveringen.
Udvoer punkterne i listen tilbød ExpandIT en række tjenester, som Color Compass satte stor pris på. Det var bl.a. teknisk support, installation og vedligeholdelse.
Resultat: effektiv salgsproces og tilfredse kunder
Virksomheden har med succes brugt løsningen i en årrække nu. Sælgerne kan tjekke kundelageret, mens de er på lokationen, tilgå kundens ordrehistorik, statistik, se anbefalede ordrer og oprette nye salgsordrer ved hjælp af en mobil eller tablet.
Ordrer bliver med det samme overført til virksomhedens NAV-ordrestyringssystem, hvorfra der genereres lister til lagerpluk. Hele processen fra ordre til lagerplukliste tager omkring fem minutter – og data bliver kun indtastet én gang, hvilket er med til at reducere andelen af fejl og tid brugt på at behandle ordrerne
Den reducerede mængde af tid, der skal bruges på at placere ordrer, har også øget sælgernes effektivitet, hvilket frigiver mere tid til at fokusere på nye salgsmuligheder.
Endnu vigtigere er det, at løsningen har bidraget til virksomhedens overordnede strategi om at øge kundetilfredsheden og tilbyde en ekstraordinær kundeoplevelse. Siden Color Compass implementerede ExpandIT, har de kun fået positiv kundefeedback.
