8 fordele ved digital ordrestyring
Timesagsstyring, projektstyring, processtyring, ordrestyring, opgavestyring, serviceløsning, service management, field service – kært barn har mange navne.
Uanset hvad du kalder det, har en digtial løsning mange fordele for jeres forretning. I denne artikel dykker vi ned i 8 fordele og fremhæver, hvordan digital sags- og ordrestyring kan optimere processerne og skabe bedre betingelser for samarbejdet mellem kontoret og medarbejderne i marken.
Live-opdateringer
Digital sagsstyring giver jeres koordinatorer på kontoret mulighed for at kommunikere direkte til medarbejderne i marken. På den måde kan I sikre, at de altid er opdaterede med de nyeste oplysninger, både hvad angår planlægning og opgavedetaljer. Det kan betyde, at I får løst flere opgaver, og ikke mindst at opgaverne løses rigtigt ved første besøg.
Derudover kan live-opdateringerne minimere antallet af gange, jeres udekørende folk skal ind på kontoret, fordi de hele tiden har et opdateret overblik over deres opgaver ved hånden.
Digitalt planlægningsværktøj
Manuel planlægning kan være en ineffektiv proces og fører ofte til fejl og misforståelser. Når virksomheder planlægger deres opgaver og serviceordrer på f.eks. whiteboards, i Excel-filer eller via e-mail, bliver det hurtigt rodet og svært at få overblik. Især når der sker ændringer i planen.
Med et digitalt planlægningsværktøj får jeres planlæggere eller koordinatorer et komplet og aktuelt overblik over både opgaver og ressourcer. Derfor kan I også hurtigt reagere og rykke rundt i planen, hvis der sker ændringer, som har betydning for planlægningen.
Digital selvbetjening
Med en serviceportal får jeres kunder adgang til digital selvbetjening. Det giver kunderne mulighed for at finde de oplysninger, de har brug for, med det samme. Hvis de ønsker at flytte en serviceaftale, kan dette også nemt kommunikeres via serviceportalen. På den måde kan de gøre det, lige når det passer dem, og er ikke afhængige af jeres åbnings- og telefontider.
Udover at det kan bidrage positivt til kundetilfredsheden, frigiver selvbetjening tid og skaber et bedre overblik for jeres administrative medarbejdere.
Historik ved hånden
Det kan være afgørende for medarbejdere i marken, at de har adgang til historik, hvis de skal kunne løse opgaven i første forsøg. Ved hjælp af digital sagsstyring kan de med få klik se historikken i form af tidligere udført arbejde samt eventuelle notater eller billeder. Det er en stor hjælp i forhold til at teknikerne kan forberede sig på opgaven, hvilket dermed kan være grund til, at det rigtige værktøj og de nødvendige materialer er med i servicebilen fra starten.
Mulighed for online betaling
I den digitale tidsalder vi lever i, er kunderne vant til at kunne betale regninger online. Med en serviceportal oveni den digitale sagsstyring bliver det også muligt for jeres kunder, og de undgår derved besværet ved andre betalingsformer. På serviceportalen kan kunderne nemt betale regningerne. På den måde kan I eliminere papirarbejde, øge kundetilfredsheden og få et samlet overblik over betalingerne.
Synlig opgavestatus
Når oplysninger som opgavestatus og tidsforbrug bliver registreret manuelt på papir, er det svært for planlæggere og koordinatorer at justere planlægningen løbende og opdatere kunderne. Har de derimod adgang til opgavestatus via sagsstyringssystemet, kan de hurtigt få en opdatering, da data fra marken hele tiden sendes ind til kontoret. Udover at effektivisere planlægningen kan de opdaterede oplysninger bidrage til øget kundetilfredshed, da kunderne nemt kan opdateres med live-information.
Digitale rapporter og tjeklister
Med papirbaserede rapporter følger også flere fejl, da rapporterne kan blive væk, være ulæselige eller ikke udfyldt korrekt. Det kan både være besværligt, tidskrævende og nogle gange umuligt at genskabe den information, som var på de originale papirer. Digital sagsstyring gør det muligt for jeres medarbejdere at udfylde rapporterne og gemme anden dokumentation digitalt på farten. Udover at det kan optimere processerne, er det også en effektiv måde at sikre og dokumentere, at f.eks. lovmæssige krav overholdes.
Registrer tid og materialer - digitalt
Når medarbejderne i marken ikke har digitale værktøjer ved hånden, glemmer de ofte at registrere deres tid eller starter tidsregistreringen halvvejs i en opgave, samt underestimerer eller overestimerer antallet af materialer, de har brugt. Den manuelle tilgang medfører derfor ofte unøjagtige data. Digital sagsstyring hjælper med at holde styr på både tids- og materialeregistrering, når en opgave er påbegyndt. Samtidig kan det gøres både online og offline med en mobilløsning til netop de mobile medarbejdere, der arbejder med serviceopgaverne i marken.
Flere artikler fra ExpandIT
Mobil adgang til ordrestyring øger indtjeningen
Adgang via mobileenheder har mange fordele, og giver medarbejderne – og kunderne – nem adgang til informationerne. Udover fordele for medarbejderne på kontoret og i marken er der for virksomheden en klar fordel: øget indtjening. På flere parametre kan en adgang via...
Læs mereSådan hjælper digital ordrestyring med 3 af de udfordringer, som mobile medarbejdere ofte står overfor
Mobile medarbejdere danner bro mellem virksomhed og kunde. Det er dem, der er i marken og udfører forskellige opgaver for kunderne. De møder dog ofte udfordringer, der kan gøre det vanskeligt at løse opgaverne...
Læs mereFokuspunkter for servicevirksomheder, der ønsker at bruge tiden på de rigtige ting
Lad os indrømme det - nogle arbejdsopgaver bliver kedelige og overflødige over tid. Det gælder ofte manuelle og tidskrævende opgaver, der fjerner fokus fra det, der virkelig puster liv i jeres virksomhed, såsom for eksempel at yde...
Læs mere