Caso de estudio - Color Compass
Color Compass Corporation
Color Compass Corporation es un proveedor de pinturas y materiales relacionados con la industria de la reparación de accidentes, cadenas y distribuidores de ventas a través de Canadá. La compañía ha crecido significativamente a través de adquisiciones y ahora opera con seis compañías, 30 ubicaciones y más de 200 empleados.
Situación de la empresa
Color Compass continúa siendo conocido por su alto nivel de servicio al cliente, donde los vendedores mantienen permanente contacto con los clientes. Como "recursos de confianza" tienen un profundo conocimiento de las necesidades de sus clientes, incluyendo su producto y los requerimientos de almacenes. Los representantes de ventas de la compañía visitan a sus clientes semanalmente para evaluar su inventario y hacer pedidos de reposición. Esta metodología resultó un éxito creciente para Color Compass a través de los años; sin embargo, también ha presentado desafíos.
Hasta hace poco, los vendedores registraban los pedidos de venta en papel, luego los trasmitían por teléfono. Internamente se registraban manualmente los pedidos por segunda vez en Microsoft Dynamics NAV, el sistema ERP de la compañía. Todo el proceso requería introducir los mismos datos en tres ocasiones. Este proceso era lento y susceptible a errores, errores que podían resultar en pérdida de tiempo, pérdida de ventas y clientes.
Para mejorar su negocio, Color Compass tomó la decisión de automatizar el proceso de pedidos de venta. Estaban buscando una solución que fuese:
- Una base construida bajo una filosofía de mantener Microsoft Dynamics NAV.
- Limpia, sencilla y fácilmente adaptable a la forma en que Color Compass hace negocios.
- Fácilmente modificable para cumplir con los estándares corporativos y garantizar la funcionalidad.
- Compatible con la interfaz de usuario desarrollada por Color Compass.
- Optimizada para un rendimiento rápido y fiable en los dispositivos móviles.
Solución
El objetivo del proyecto de Automatización de la Fuerza de Ventas (SFA) era mejorar los niveles de servicio al cliente y un uso más eficiente y exacto de los recursos, todo al menor tiempo posible.
Carmen Stanciulescu, Desarrolladora de Sistemas de Color Compass, trabajó anteriormente para un Partner de Microsoft Dynamics NAV. Conociendo NAV y los distintos productos complementarios ISV, encabezó una iniciativa para encontrar una solución SFA (Sales Force Automation). Carmen y el Consultor Senior IT Jim Balch evaluaron varias alternativas. Encontraron que cada uno de ellos carecía de alguna necesidad. La excepción fue ExpandIT Mobile Sales. Después de revisar sus funcionalidades, Color Compass tomó la decisión de implementar la solución e integrarla con su interfaz de usuario.
Nos gustó ExpandIT porque nos proporcionó una solución de middleware muy sencilla y confiable. Era fácil de configurar, pero lo suficientemente flexible para dar cabida a toda la funcionalidad que necesitábamos. Nos ayudó a eliminar los procesos manuales mientras mejoraba la calidad del servicio y la precisión de la información a nuestros clientes
ExpandIT era:
- Optimizado para un rendimiento rápido y fiable en los equipos móviles.
- Confiable y rápido para comunicar información entre los equipos móviles y el sistema Microsoft Dynamics NAV. Este requisito era importante, ya que las órdenes podrían ser procesadas tan rápido como fuese posible después de haber sido creada por los vendedores, pero también para acceder a información actualizada, como el historial de ventas para determinar las tendencias y ordenar nuevos pedidos.
- Disponible en modo online y offline, de modo que los usuarios podían hacer un pedido incluso si la cobertura de WiFi y celular no estaba disponible en la ubicación del cliente, y luego sincronizar el lote cuando una conexión estuviese disponible.
- Capaz de consultar en línea el sistema ERP para verificar disponibilidad y precios al cliente a fin de asegurar que la información esté actualizada.
- Precio ajustado a los presupuestos.
Necesitábamos una solución que permitiera a nuestro equipo de ventas tomar los pedidos en cualquier lugar y momento, y enviarlos directamente a Microsoft Dynamics NAV - así podríamos acelerar la entrega.
ExpandIT prestó diversos servicios, entre ellos, soporte técnico, instalación y configuración, mantenimiento, solicitud de soporte, soporte online, hotline y procesos de movilidad.
Beneficios
La compañía implementó la solución y ha sido un éxito. Ahora, los vendedores pueden revisar el inventario del cliente en el sistema, el historial de pedidos, estadísticas, órdenes sugeridas (a través de plantillas), o crear un nuevo pedido de ventas en tiempo real usando un dispositivo móvil. Los pedidos se transmiten inmediatamente al sistema de gestión de Microsoft Dynamics NAV de la compañía, desde la cual se generan entradas en el almacén. El proceso de entrada del pedido ahora toma unos cinco minutos, y los datos se registran una sola vez, lo que reduce los errores y el tiempo en procesar cada orden.
La reducción del tiempo necesario para hacer pedidos también ha aumentado la eficiencia de los vendedores, quedándoles más tiempo para nuevas oportunidades de ventas. Y lo que es más importante, la solución ha contribuido a la estrategia de la compañía para aumentar la satisfacción del cliente y proporcionarle una experiencia excepcional. Desde que Color Compass implementó el sistema ExpandIT, los comentarios de los clientes han sido muy positivos.
