Caso de estudio - Manusa
Manusa
Fundada en 1966, Manusa es líder en diseño, producción, instalación y mantenimiento de sistemas de puertas automáticas.
Utilizando tecnología especializada, la compañía distribuye sus productos a constructores, diseñadores, arquitectos y clientes de toda España, Portugal y Brasil para una variedad de locaciones, incluidos aeropuertos, sistemas transporte público, hoteles, restaurantes y edificios comerciales, así como propiedades privadas.
Situación de la empresa
El éxito de Manusa se debe a la combinación de productos de calidad y un excepcional servicio al cliente. Cerca de 50 técnicos trabajan continuamente en el campo de trabajo, instalando y manteniendo sistemas para los más de 12.500 clientes de la compañía, por lo que resulta crítico para ellos tener acceso a herramientas que les permitan trabajar de la forma más eficiente posible en un ambiente móvil.
Manusa está siempre en la búsqueda de coordinar y mejorar el servicio a sus clientes. Comenzaron a buscar una solución de software con un componente móvil que permitiera a los técnicos trabajar más eficientemente mientras permanecían conectados con su solución ERP de Microsoft Dynamics NAV para garantizar la fluidez de las operaciones entre el trabajo de campo y el de la oficina y reducir el trabajo administrativo en el back office, a la vez que se mejorarían las comunicaciones y el servicio al cliente.
La clave era encontrar una solución que pudiera soportar procesos relacionados con la planificación, programación y ejecución de los trabajos, desde el momento en que una llamada fuera recibida en la central hasta que finalmente se ejecutara el servicio y su facturación.
Para alcanzar la efectividad, necesitábamos un sistema con un planificador ágil y escalable que nos permitiera tener un control completo sobre cómo priorizar los trabajos,
Para hacer más eficiente el trabajo de los técnicos, se pensaba en una solución que les permitiese ejecutar el mayor número de tareas posibles a través de sus dispositivos móviles. Esto incluía la recepción, gestión y cierre de órdenes de servicio, así como tener la firma de aprobación del cliente y posterior envío de la orden directamente al sistema Microsoft Dynamics NAV sin generar órdenes de trabajo en papel. En caso ideal, la solución igualmente permitiría a los técnicos generar nuevos requerimientos de servicios y crear facturas si el trabajo era pagado por el cliente in situ.
Manusa estaba igualmente preocupada por encontrar el socio adecuado que les ayudara con su nueva solución, un socio que trabajara de la mano con el partner de Microsoft Dynamics NAV, y que entendiera el sistema, para así asegurar una solución ampliamente integrada.
Además de cumplir con nuestros requerimientos, el principal ambiente de trabajo se fundamentó en el planificador, que es una parte crucial en el funcionamiento de todo el sistema en su totalidad, ExpandIT fue el único que priorizó el planificador. Todos los otros sistemas de software hacían más énfasis en la ingeniería del sistema,
También era de suma importancia tener un socio que brindara un excelente soporte para garantizar que los niveles de servicios de atención al cliente no se vieran comprometidos.
Solución
El partner de Microsoft Dynamics NAV de Manusa recomendó ExpandIT Mobile Service.
Después de conocer más sobre ExpandIT y ver una demostración online del producto, Jordi y su equipo confiaron en que era la solución adecuada. ExpandIT Mobile Service, incluye el “Planning Board & Map”, que permite a los responsables de la planificación programar órdenes generadas en el sistema Microsoft Dynamics NAV de la compañía y enviarlas al técnico de adecuado.
Al ofrecer a los planificadores la información que necesitan en tiempo real, las soluciones de ExpandIT les ayudan a tomar decisiones asignando los trabajos a los técnicos adecuados, en función de sus habilidades y ubicación geográfica.
Con ExpandIT, los técnicos pueden acceder al sistema ERP de Microsoft Dynamics NAV de la compañía a través de un dispositivo móvil en tiempo real para manejar órdenes de servicio, ventas y otras transacciones. Incluso cuando no hay una conexión disponible, pueden acceder a la información básica importante. Los técnicos también pueden generar órdenes de trabajo en tiempo real, manteniendo a los planificadores informados y asegurando una facturación precisa. ExpandIT Mobile Service es extremadamente flexible, permitiendo a la compañía mantenerse involucrada y competitiva. Una vez que se tomó la decisión de avanzar, se inició la implementación y el sistema se puso en marcha tan sólo un mes después.
Beneficios
Todos los técnicos de Manusa están ahora están utilizando ExpandIT Mobile Service en sus dispositivos móviles, y la compañía comenzó a ver resultados de manera inmediata.
En general, los resultados han sido satisfactorios cumpliendo completamente nuestras necesidades. Ahora que hemos visto lo que ExpandIT es capaz de hacer, queremos sacarle todo el provecho posible,
Entre los beneficios principales están:
- Los técnicos pueden acceder al sistema Microsoft Dynamics NAV de la compañía a través de un dispositivo móvil en tiempo real para gestionar las órdenes de servicio, las ventas y otras transacciones.
- Eliminación del papeleo, duplicación y muchos procesos manuales.
- Reducción significativa de los tiempos de respuesta.
- Las solicitudes de servicio en papel se redujeron del 100% al 10%.
- El número de servicios por día aumentó de 50 a 66.
Estas acciones han dado como resultado una mejoría en la atención y satisfacción al cliente, a la vez que se ahorra dinero a la compañía a través de la reducción de costes administrativos. Para optimizar aún más la comunicación con clientes y proveedores, Manusa también implementó ExpandIT MailIT Utility, que igualmente se integra con Microsoft Dynamics NAV. Se encarga de enviar correspondencia, incluyendo grandes volúmenes de boletines y facturas firmadas digitalmente. La información detallada sobre los pedidos de servicio cerrados se envía automáticamente por correo electrónico en menos de 10 segundos al cliente.
Ahora que Manusa funciona sin problemas con su solución ExpandIT, Jordi dice que el siguiente paso es continuar implementando formas de automatizar y agilizar los procesos, como la facturación automática, el trabajar con variantes y usar plantillas para los productos más utilizados.
