8 formas en que un software de gestión de servicios optimiza su empresa
Optimizar las operaciones de servicio es crucial para que las organizaciones de servicios progresen. Los procesos manuales a menudo provocan retrasos en el intercambio de información, una experiencia negativa para el cliente y un procesamiento lento de las facturas, informes, etc. Con la ayuda de un software de gestión de servicios, las organizaciones pueden optimizar sus operaciones de negocio.
El software de gestión de servicios puede proporcionar a las organizaciones actualizaciones en tiempo real, opciones virtuales de autoservicio para los clientes y sustituir los procesos manuales por herramientas digitales.
¡Conozcamos 8 formas en las que un software de gestión de servicios puede optimizar su empresa de servicios!
Actualizaciones en tiempo real
Utilizar procesos manuales como correo electrónico para comunicarse con los técnicos puede ser ineficiente e ineficaz. A menudo, los técnicos no tienen acceso a su correo electrónico o no lo consultan con regularidad. Cuando los planificadores o los responsables del departamento de operaciones comunican a los técnicos las actualizaciones en tiempo real a través del correo electrónico, es difícil garantizar que los técnicos reciban estas actualizaciones. El software de gestión de servicios permite a los planificadores comunicarse con los técnicos en tiempo real. Esto permite a los técnicos disponer de información actualizada y detalles que necesitan para completar el trabajo o la orden de servicio.
Planificación digital
Un proceso de programación manual puede resultar ineficaz y a menudo da lugar a errores o falta de comunicación. Cuando las empresas programan las órdenes de trabajo en soluciones independientes, como pizarras blancas, archivos de Excel o correo electrónico, tener una visión general de los trabajos programados puede resultar complicado. Una planificación digital minimiza los desplazamientos de los técnicos a la oficina y asegura que tengan una visión general de sus trabajos y sus detalles. Además, también permite a los operadores tener una visión completa de los trabajos y recursos programados.
Opciones de autoservicio
Otra manera de optimizar las operaciones de las empresas es ofrecer opciones de autoservicio a los clientes. Un portal de servicios permite a los clientes acceder a información que necesitan al instante. Por otra parte, si los clientes desean reprogramar una visita de servicio, pueden comunicarse fácilmente con la empresa a través del portal e informarle al respecto.
Historial de información
Cuando los técnicos están en el campo, tener los datos históricos del trabajo o de la orden de servicio es fundamental. El acceso a los datos históricos disminuye el número de viajes de ida y vuelta a la oficina y garantiza que el técnico esté preparado para el trabajo. El software de gestión de servicios proporciona a los técnicos acceso a información importante, como documentos de trabajo relacionados o materiales necesarios. Los técnicos disponen de una visión completa del trabajo anterior y tienen acceso a los registros históricos asociados a un trabajo u orden de servicio en cualquier momento y lugar.
Opciones de pago en línea
Realizar pagos en persona y enviar cheques puede ser una complicación para algunos clientes y genera papeleo adicional para las empresas de servicios. En la era digital, los clientes están acostumbrados a tener opciones de pago en línea. Un portal de servicios que ofrezca opciones de pago en línea permite a los clientes pagar fácilmente las facturas en línea según su propia conveniencia, a la vez que reduce el papeleo en las empresas de servicios.
Actualizaciones de estado
Actualizar con exactitud el estado de un trabajo o de una orden de servicio es difícil cuando los planificadores no tienen una visión general de los trabajos en curso y la información se registra manualmente. El software de gestión de servicios permite a los planificadores ver el estado de cada trabajo u orden de servicio en tiempo real. Esto permite modificar los horarios y mantener a los clientes informados sobre el estado del trabajo.
Formularios digitales
Los formularios impresos son susceptibles de error, ya que pueden extraviarse, perderse o ser ilegibles. En caso de pérdida o extravío de la documentación, recuperar los documentos originales puede ser complicado, llevar mucho tiempo y, en muchos casos, resultar imposible. El software de gestión de servicios permite a los técnicos completar formularios y otra documentación de forma digital. Esto no sólo optimiza los procesos operativos, sino que los informes digitales garantizan el cumplimiento de la normativa.
Seguimiento digital del tiempo y materiales utilizados
A menudo, los técnicos se olvidan de hacer seguimiento al tiempo, lo hacen a mitad de un trabajo, subestiman o sobreestiman el número de materiales utilizados, y esto conduce a datos inexactos. El software de gestión de servicios permite a los técnicos hacer un seguimiento del tiempo y los materiales utilizados una vez que se inicia un trabajo o una orden de servicio. Esto garantiza que el tiempo de trabajo de los técnicos y los materiales utilizados se contabilicen en todo momento.
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