5 formas de disminuir la frustración de los técnicos de servicio
Los técnicos de servicio son una parte importante de su organización. Son la cara de su empresa y el primer punto de contacto de sus clientes, pero a menudo se sienten frustrados. Una investigación realizada en 2021 por The Service Council reveló que el 70% de los técnicos de servicio afirmaron que las demandas de los clientes y de la gerencia se han intensificado. Se les presiona para que trabajen más rápido, pasan mucho tiempo buscando información y tratan de mantenerse al día frente a una montaña de papeles y tareas administrativas.
Para agravar la situación, las investigaciones revelan que el 45% de los técnicos afirman que los recursos actuales no son lo suficientemente rápidos y el 38% no puede acceder a la información necesaria.
El software de servicio técnico ofrece una forma de disminuir la frustración de los técnicos de servicio. Veamos 5 formas en que la solución de servicio de campo ExpandIT puede ayudar:
1. Formularios digitales
El papeleo es el gran problema de los técnicos de servicio. Completar, hacer seguimiento y enviar formularios en papel supone una gran pérdida de tiempo. Con el software ExpandIT, se elimina el papel mediante el uso de formularios digitales que no pueden extraviarse, romperse o mojarse. Las firmas y el papeleo ya no se descuidan al convertirlos en una parte obligatoria del proceso de servicio.
Los formularios digitales agilizan la comunicación entre el campo y la oficina, lo que reduce la necesidad de que los técnicos de campo vayan a la oficina sólo para entregar el papeleo. El creador de formularios de ExpandIT es fácil de usar y permite crear formularios personalizados con cuadros desplegables y respuestas predefinidas. Se pueden exportar datos o crear informes para cumplir los requisitos específicos del cliente o de la administración.
2. Acceso a la información
El software ExpandIT Field Service facilita información a sus técnicos de servicio, de forma digital. Se integra con los sistemas ERP de Microsoft Dynamics. De este modo, los datos se actualizan en tiempo real y pueden recuperarse según sea necesario, lo que permite a los técnicos de servicio prepararse con mayor eficiencia para una visita de servicio y aumentar las tasas de reparación iniciales. Pueden acceder al historial de los clientes y ver los trabajos programados para un día, semana o mes determinado. Para los trabajos específicos, el técnico de servicio puede ver la hora programada, ubicación, material planificado y mensajes del operador.
3. Seguimiento digital de tiempo y materiales
El seguimiento del tiempo y los materiales en papel está sujeto a errores y genera enormes retrasos en el procesamiento de las facturas. Con el software de ExpandIT las empresas podrán digitalizar este proceso, permitiendo a los técnicos de servicio registrar fácilmente el uso del tiempo, el consumo de piezas y otros gastos o tarifas. El uso del tiempo se registra automáticamente, incluidos los desplazamientos a/desde un trabajo. Todos los trabajos muestran su estado actualizado, y cuando éste termina, el técnico puede, si es necesario, repasar el consumo con el cliente y aclarar cualquier duda. Una vez finalizado el trabajo, los datos fluyen hasta la facturación en cuestión de minutos.
4. Funciones de mensajería
La información en tiempo real es fundamental tanto para los técnicos de servicio como para los clientes. Los técnicos necesitan saber si los horarios de las citas han cambiado, si hay requisitos especiales o instrucciones relacionadas con un trabajo, y mucho más. Gracias a las funciones de mensajería de ExpandIT, las organizaciones pueden enviar mensajes a un equipo, un grupo o un individuo con un anuncio general, actualizaciones importantes de salud/seguridad o información específica del trabajo. Esto garantiza que no haya retrasos en el intercambio de información y disminuye la necesidad de que los técnicos acudan a la oficina.
5. Acceso en línea o fuera de línea
Los técnicos de servicio con frecuencia se encuentran en zonas, ya sea en el interior de una fábrica o en una zona geográfica remota, donde no se puede acceder a Internet. Recurrir a los formularios en papel en esas situaciones es engorroso, susceptible a errores y poco idóneo. Con ExpandIT, los técnicos pueden trabajar en línea o fuera de línea. Las órdenes de servicio pueden editarse en cualquier momento y lugar. El tiempo utilizado, el consumo de piezas y otros datos pueden registrarse cuando no se está conectado y sincronizarse una vez que se dispone de Internet..
ExpandIT ofrece una solución de gestión de servicio técnico que permite acceder a los datos en tiempo real y disponer de tecnología móvil que permite disminuir la frustración de los técnicos y mejorar la satisfacción del cliente.
La solución ExpandIT está basada en la nube y es accesible desde cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier dispositivo. Ya sea en una tableta o en un teléfono móvil, permite acceder a información fundamental sobre el trabajo y realizar un seguimiento de las tareas clave relacionadas con el mismo.
