Færre manuelle processer hos Manusa
Effektivisering via digital sagsstyring
Manusa, der blev grundlagt i 1966, designer, producerer, installerer og vedligeholder automatiske dørsystemer. Ved hjælp af specialiseret teknologi leverer virksomheden produkter til bygherrer og forbrugere i hele Spanien, Portugal og Brasilien, som kan bruges mange forskellige steder, f.eks. i lufthavne, offentlig transport, hoteller, restauranter, shoppingcentre, private boliger med mere.
Kundeservice og planlægning
Næsten 50 mobile medarbejdere arbejder i marken, hvor de installerer og vedligeholder systemer for virksomhedens mere end 12.500 kunder. Derfor er det også afgørende for dem at have adgang til de redskaber, der kan hjælpe dem med at arbejde så effektivt som muligt.
Manusa havde et ønske om at strømline og forbedre kundeservicen. De begyndte derfor at lede efter en softwareløsning med en mobil komponent, som kunne give de mobile medarbejdere mulighed for at arbejde mere effektivt, samtidig med at de fik en bedre forbindelse til Microsoft Dynamics NAV. Det skulle være med til at sikre et godt samarbejde mellem back office og marken, mens det også skulle reducere mængden af administrativt arbejde i back office. Dertil skulle det være med til at forbedre kommunikationen og kundeservicen.
Nøglen var at finde en løsning, som kunne understøtte de processer, der var relateret til planlægning og udførelse af opgaver – lige fra der blev ringet ind om en opgave, til den var udført og faktureret.
For at opnå effektivitet havde vi brug for et agilt system med et skalerbart planlægningsværktøj, som ville gøre det muligt for os at have fuld kontrol over, hvordan vi prioriterer opgaverne,
Mobilapp til de mobile medarbejdere
For at gøre de mobile medarbejdere så effektive som muligt, var der brug for den rigtige løsning, så de kunne løse så mange opgaver som muligt fra marken. Det indebar blandt andet at kunne modtage, administrere og lukke serviceordrer, lige såvel som at modtage kundens underskrift og sende den fulde ordre direkte ind i NAV uden at skabe papirarbejde. Ideelt set skulle løsningen også give de mobile medarbejdere mulighed for at lave nye serviceforespørgsler og oprette fakturaer i marken, hvis jobbet skulle betales af kunden på lokationen.
Manusa var bekymret i forhold til at finde den rigtige samarbejdspartner til at hjælpe dem med deres nye løsning – en partner, der kunne arbejde problemfrit sammen med virksomhedens NAV-partner og have en god forståelse for NAV for at sikre en godt integreret løsning.
Udover at overholde vores krav, var det primære arbejdsmiljø baseret på planlæggeren, som en afgørende del af hele systemets funktion. ExpandIT var de eneste, der virkelig prioriterede planlæggeren,
Det var også yderst vigtigt at have en samarbejdspartner, som ville yde særlig støtte for at sikre, at kundeserviceniveauet ikke blev sænket.
Løsningen er digital og hedder ExpandIT
Manusas Dynamics NAV-partner anbefalede digital ordre- og processtyring fra ExpandIT.
Efter at have læst og hørt mere om ExpandIT og set en online demo af produktet, var Jordi og hans team sikre på, at det var den rigtige løsning for dem. ExpandITs digitale ordre- og processtyring indeholder et planlægningsværktøj med kortfunktion, som gav planlæggerne mulighed for at skemalægge de ordrer, der blev skabt inde i virksomhedens NAV-system, og sende dem til de rigtige medarbejdere i marken.
Ved at give planlæggerne de live-opdateringer, de havde brug for, kunne ExpandIT hjælpe dem med at træffe de bedst mulige beslutninger.
Med ExpandIT kan de mobile medarbejdere tilgå virksomhedens NAV gennem en mobil eller tablet og administrere blandt andet opgaver og salg. Selv når der ikke er nogen forbindelse, kan de stadig tilgå vigtige kerneoplysninger. De mobile medarbejdere kan også oprette arbejdsordrer i marken, som planlæggerne bliver informeret om via live-opdateringer, så de kan sikre nøjagtig fakturering.
Den åbne applikationskode gør ExpandIT ekstremt fleksibel, så virksomheder kan udvikle sig og forblive konkurrencedygtige. Da købsbeslutningen var blevet truffet, begyndte implementeringen hurtigt, og systemet gik live en måned senere.
Resultat: Effektivitet og strømlinede processer
Alle Manusas mobile medarbejdere bruger nu ExpandIT til blandt andet at se opgaver og registrere tid og materialer på deres mobiler, og virksomheden begyndte at se resultaterne heraf med det samme.
Generelt set har resultaterne været tilfredsstillende i forhold til at kunne opfylde vores behov. Nu hvor vi har set, hvad ExpandIT kan, vil vi gerne udnytte dets fulde potentiale,
Kerneresultater:
- De mobile medarbejdere kan tilgå virksomhedens NAV gennem deres mobiler, hvorfra de kan administrere opgaver og salg med mere./p>
- Eliminering af papirarbejde, dobbeltarbejde og mange manuelle processer.
- Betydelig reduktion i svartid.
- Serviceforespørgsler på papir faldt fra 100% til 10%.
- Antallet af opgaver per dag steg fra 50 til 66.
Disse forbedringer har udmøntet sig i forbedret kundeservice og -tilfredshed, mens virksomheden samtidig sparer penge på grund af de reducerede administrative omkostninger. For at optimere kommunikationen yderligere med kunder og leverandører, implementerede Manusa også ExpandIT MailIT Utility, som også er integreret med NAV. Virksomheden bruger denne utility til at sende korrespondancer, herunder store mængder af nyhedsbreve og digitalt underskrevne fakturaer. Detaljeret information om lukkede ordrer bliver automatisk sendt per mail til kunden på under 10 sekunder.
Nu hvor Manusa kører problemfrit med sin ExpandIT-løsning, fortæller Jordi, at det næste trin er at implementere måder, som kan være med til at automatisere og strømline processer som for eksempel fakturering og brug af skabeloner til de mest anvendte produkter.
